Oggigiorno, le riunioni online rappresentano il pane quotidiano per milioni di lavoratori in tutto il mondo. Con la diffusione dello smart working anche in Italia, ogni giorno tantissime persone si incontrano online per discutere e per progettare il futuro della propria azienda.
Ma come rendere questi momenti completamente sicuri evitando il rischio di intrusioni? Ci sono sicuramente delle best practice da rispettare affinché le tue riunioni online siano sicure e senza spiacevoli sorprese.
Abbiamo pensato potesse essere utile una guida su questo argomento. Continua a leggere queste righe per ottenere tutte le informazioni di cui hai bisogno.
Quali rischi si corrono con le riunioni online?
La diffusione delle riunioni online è diventata capillare e i criminali informatici sono sempre pronti a colpire per trarne vantaggio. Ecco perché non si dovrebbe sorprendere del fatto che ci sono tantissimi attacchi hacker durante le riunioni.
Questi personaggi si appropriano dell’ID riunione ed entrano per poter registrarle, condividerle, salvarle in un cloud. Tutto ciò può diventare un serio rischio per la sicurezza della tua azienda.
Sul web, sono state trovate migliaia e migliaia di riunioni registrate contenenti informazioni personali. Quindi, le riunioni online rappresentano un rischio molto elevato. Come evitare che tutto ciò accada? Ecco qualche suggerimento per te.
Consigli per la sicurezza delle tue riunioni online
1. Utilizzare un software affidabile
Le aziende di tutto il mondo hanno a disposizione decine e decine di software che consentono loro di organizzare delle riunioni online in totale sicurezza.
Tuttavia, spesso ci si rivolge a tool di dubbia sicurezza. Prima di scegliere qualsiasi di queste opzioni, controlla quali sono i dati che condividerai accettando la privacy e scegli uno strumento che renda disponibili alcune funzioni di base come la condivisione degli schermi.
Alcune delle opzioni più interessanti sono Microsoft Teams, Zoom o Cisco Webex Business. Questi software possono essere distribuiti all’interno di tutta l’azienda con la possibilità di essere gestiti da un pannello centrale.
Oltre ad utilizzare software sicuri, puoi anche integrarli con i migliori provider gratuiti di VPN in Italia. Questi ultimi ti consentiranno di rendere ancora più sicura la tua riunione online perché sarà difficile da parte di malintenzionati capire qual è il luogo da cui ti sei connesso.
2. Proteggi le tue riunioni con le password
Sebbene per partecipare alle riunioni online ci sia bisogno di ID riunione, questo elemento non è completamente sicuro. Infatti, nonostante ciò potrai stendere il tappeto rosso agli hacker del web e fornire loro una serie di informazioni importanti a tua insaputa.
Se hai intenzione di proteggere davvero le riunioni, il tuo obiettivo deve essere quella di abilitare l‘identificazione con l’aiuto di una password diversa per ogni utente.
Ma non è finita qui. Puoi anche scegliere di abilitare l’autenticazione a due fattori e rendere davvero difficile per i criminali informatici entrare nella riunione.
3. Utilizza una sala d’attesa virtuale
Un’altra delle funzioni che dovresti utilizzare è quella della sala d’attesa virtuale. In questa maniera sarai in grado di separare le persone che partecipano alla riunione da quelle che invece devono essere autorizzate a partecipare.
Così, avrai modo di scegliere chi parteciperà o meno alla riunione. Ciò renderà estremamente difficile avere a che fare con malintenzionati che entreranno da un momento all’altro nella riunione.
4. Evita di registrare le tue riunioni
Un altro aspetto da tenere a mente è la registrazione delle riunioni. Certo, potrebbe essere sicuramente un aspetto positivo perché vuoi sempre avere a portata di mano le conversazioni con i tuoi collaboratori oppure clienti.
Tuttavia, salvare il file lo renderà suscettibile di furto da parte di malintenzionati. Quindi, se ritieni che registrare una riunione sia fondamentale per la tua attività, assicurati di utilizzare delle password per proteggere il contenuto da occhi indiscreti.
5. Rendi note le possibili minacce ai tuoi dipendenti
Non tutti sanno che le riunioni online possono nascondere delle importanti insidie. Ecco perché i malintenzionati potrebbero far leva sull’errore umano e fare breccia nella tua riunione rubando delle informazioni importanti.
Ecco perché è fondamentale che le persone che collaborano con te siano pienamente consapevoli di tutte le possibili insidie che una riunione online nasconde.
Quindi, prenditi del tempo per istruirli e adottare tutti i comportamenti necessari affinché la riunione si svolga nel mondo più sicuro possibile. Di loro di cambiare la password e di non condividerla con nessuno. Oppure, consiglia di condividere le eventuali registrazioni delle riunioni solamente internamente.