Organizzare la casella email può sembrare una sfida, soprattutto se ricevi una quantità elevata di messaggi ogni giorno. D’altro canto, se caotica, può facilmente far perdere tempo prezioso, far saltare appuntamenti importanti o trascurare comunicazioni di rilievo. Con un po’ di disciplina e alcune tecniche pratiche, è possibile trasformare la gestione delle email in un processo ordinato ed efficiente.
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E’ importante tenere a mente che ogni provider di posta ha il suo pacchetto di personalizzazioni della posta in entrata. Tutti in un modo o nell’altro ti consentono di organizzare la casella email al meglio. Farlo richiede un impegno iniziale e un pò di pulizia costante, ma con le giuste tecniche, puoi ottenere risultati tangibili e duraturi. E in molti casi automatici!
Regole predefinite, pulizia giornaliera, categorizzazione delle email e la scelta di un buon client di posta sono tutte strategie che ti permetteranno di avere una gestione più efficiente della tua casella. Inizia da piccoli passi e trasforma la tua casella email in uno strumento organizzato e al servizio della tua produttività.
Organizza la casella email tramite regole e filtri
Una delle prime strategie per evitare l’accumulo di email è impostare regole e filtri che smistino automaticamente i messaggi in cartelle specifiche. Ad esempio mediante le etichette su Gmail puoi creare filtri per le newsletter, le comunicazioni di lavoro o i messaggi personali. Per farlo, dopo aver acceduto al tuo account Gmail sul lato sinistro della schermata, vedrai un elenco di cartelle ed etichette (come “Posta in arrivo”, “Speciali”, “Posta inviata”, ecc.). Accanto alla voce Etichette è presente un +. Ti basterà cliccarci ed apparirà una finestra pop-up in cui potrai inserire il nome dell’etichetta.
Puoi anche nidificare l’etichetta sotto un’altra etichetta o impostare i filtri affinchè applichino automaticamente le etichette selezionate se ad esempio la mail ti è stata inviata da un determinato mittente o se contiene una particolare parola nell’oggetto. Per farlo, nella barra di ricerca in alto, clicca su Mostra Opzioni di ricerca in fondo a destra. Una volta impostato il tuo filtro, ti basterà cliccare su crea per averlo in automatico.
Su Outlook invece puoi sfruttare le regole per organizzare la casella email. Attraverso le impostazioni da te configurate effettuano una serie di operazioni ad hoc, come la cancellazione o lo spostamento in cartelle predefinite della tua posta elettronica. In questo modo, ti sarà più facile trovare rapidamente ciò che ti serve, senza che la posta in arrivo si riempia eccessivamente. Puoi farlo da Impostazioni > Posta > Regole.
Scegli sempre un nome descrittivo che ti aiuti a riconoscere immediatamente il tipo di email che vuoi etichettare/archiviare (ad esempio: “Lavoro”, “Fatture”, “Progetti”).
Inbox zero: la tecnica per pulire la casella regolarmente
L’approccio “Inbox Zero” è una filosofia per organizzare la casella email che punta a svuotare la posta in arrivo ogni giorno. Questo non significa necessariamente rispondere a tutti i messaggi, ma piuttosto classificarli, archiviarli o eliminarli. Dedicando 10-15 minuti al giorno alla pulizia della casella puoi evitare che le email si accumulino e ti sovrastino. L’obiettivo è ridurre lo stress legato all’email e aumentare la tua produttività.
Non tutte le email hanno la stessa importanza. Imparare a gestire le email in base alla loro priorità è fondamentale per evitare di perdere tempo su messaggi non urgenti. Utilizza una scala di priorità, come “Alta”, “Media” e “Bassa”, e affronta i messaggi più importanti prima. Puoi anche sfruttare i reminder o i flag per segnare le email che richiedono una risposta tempestiva.
Disiscriviti dalle newsletter e riduci lo spam
Molte caselle email diventano disordinate a causa di newsletter inutili o spam che intasano la posta in arrivo. Una buona pratica è quella di disiscriversi regolarmente da tutte le newsletter non più rilevanti o che non leggi.
Una cosa che forse non sapevi è che qualsiasi newsletter che ti arriva è obbligata a fornirti un link diretto per disiscriverti dalla ricezione. E’ posizionato sempre in basso, spesso con colori che mettono poco in risalto il testo, proprio per evitare che tu ci clicchi. Il trucco è saperlo, così da poter sfruttare quest’informazione e disiscriversi attraverso questo collegamento.
Ultimo consiglio che vogliamo darti è archiviare le vecchie conversazioni, specie se inutili o obsolete, in una cartella apposita separata dal resto delle email in arrivo.
