11 consigli per usare ZOOM al meglio

I mesi della pandemia hanno fatto entrare nella nostra vita molti nuovi strumenti, e se siete tra i 300 milioni di utenti giornalieri di questa piattaforma, vi indico oggi 11 consigli per usare Zoom al meglio.

Non li ho scritti io, ma li ha raccolti Paessler, realtà molto interessante che offre servizi di monitoraggio della rete.

E’ praticamente impossibile trovare una persona che negli ultimi mesi non abbia avuto a che fare con Zoom. In particolare, gli amministratori di sistema si sono dovuti assicurare che Zoom fosse attivo e che gli utenti disponessero della connettività necessaria anche da remoto.

C’è però qualcos’altro che è possibile fare per essere pronti alla ripartenza ed essere sicuri che tutto funzioni senza intoppi dopo la pausa estiva: educare i colleghi e noi stessi. 

Per questo motivo Paessler ha raccolto gli 11 trucchi che tutti dovrebbero conoscere per utilizzare Zoom al meglio. 

Prima di vedere questi suggerimenti, è bene ribadire l’ovvio: le videoconferenze richiedono una connessione Internet stabile e veloce, che spesso manca a molte reti domestiche a causa di router non ottimali o posizionamento errato del PC.

Il trucco più semplice per aggirare il problema Wi-Fi a casa è usare un cavo Ethernet per connettersi direttamente al router durante la videoconferenza ed eliminare ogni preoccupazione.

Se al dispositivo manca una porta Ethernet, è possibile utilizzare un adattatore USB. O forse è anche venuto il momento di cambiare modem.

Gli 11 consigli per usare Zoom al meglio

1: Usare sempre le cuffie
In generale, l’audio della videoconferenza è migliore quando si usano le cuffie, specialmente quando ci sono più di due partecipanti, a meno che non vengano disattivati i microfoni quando si parla.
I programmi di videoconferenza oggi sono certamente più sofisticati e in grado di separare il suono di chi sta parlando da quello degli altri partecipanti ma, quando due o più persone si alternano rapidamente nel parlare (o addirittura lo fanno contemporaneamente), questo si traduce in echi o parole che non vengono trasmesse.
Se tutti utilizzano le cuffie, questo problema viene completamente eliminato e la conversazione diventa molto più agevole.

2: Silenzio! Registrazione in corso

E’ importante assicurarsi sempre che l’ambiente in cui ci si trova sia tranquillo e senza disturbi continui. Anche il respiro del cane o il rumore della tastiera può creare rumore di fondo durante la chiamata e per questo è buona norma spegnere il microfono se non si ha nulla da dire. 

Se necessario, l’organizzatore della conferenza Zoom può utilizzare le combinazioni di tasti ⌘Cmd + Ctrl + M (su Mac) o Alt-M (su PC) per silenziare tutti i microfoni contemporaneamente.

Se invece il microfono è disattivato, su Zoom è possibile premere la barra spaziatrice per attivare brevemente il microfono quando si parla (come il pulsante “parla” di un walkie-talkie).

3: Investire in un buon microfono
I microfoni integrati nei laptop e tablet spesso offrono una scarsa qualità del suono e sono troppo distanti da chi parla, di conseguenza trasmettono molto rumore ambientale e l’eco della stanza.
È meglio munirsi di cuffie/AirPod oppure dei microfoni. Su Zoom è possibile scegliere quale microfono utilizzare selezionandolo nella parte in basso a sinistra dello schermo.

4: Conoscere la luce!

Fare una bella foto è praticamente tutta una questione di luce. Come diceva George Eastman, il fondatore di Kodak: “La luce fa la fotografia. Abbraccia la luce. Ammirala. Amala. Ma soprattutto, conosci la luce”.
In quasi tutte le videoconferenze però, c’è almeno un partecipante che “non conosce la luce” e finisce per sembrare Palpatine in Star Wars. 

Per fare una buona impressione durante una video-call il viso deve essere illuminato frontalmente, mentre la stanza/sfondo dovrebbero essere in ombra: meglio non avere finestre o lampade alle spalle o nelle vicinanze altrimenti la fotocamera riduce l’esposizione rendendo il viso scuro o non più riconoscibile.
Spesso per ottenere una buona illuminazione non serve spendere molto in materiali ma è sufficiente ruotare di 90° o 180° la propria postazione di lavoro.

5: Investire in una buona webcam

Durante il lockdown era più facile a dirsi che a farsi perché le webcam sembravano esaurite praticamente ovunque. Ma, così come in fotografia la differenza tra obiettivi diversi è enorme, anche le differenze di qualità dell’immagine delle diverse webcam sono notevoli. Ora che sono tornate disponibili, non ci sono più scuse per non averne una di qualità. 

6: Posizionare la fotocamera all’altezza degli occhi 

La maggior parte delle persone non vengono bene quando riprese in foto o video dal basso. Per questo motivo è importante posizionare la fotocamera il più vicino possibile all’altezza degli occhi, ad esempio, sistemando alcuni libri di grandi dimensioni sotto il tuo notebook o utilizzando un supporto per laptop.

7: Non passeggiare con il cellulare o tablet
Quando si partecipa a una videoconferenza da cellulare o tablet, non si dovrebbe tenere il dispositivo in mano e non si deve assolutamente camminare nella stanza. E’ importante sistemarsi in una posizione fissa perché lo sfondo in costante movimento potrebbe far infastidire gli altri partecipanti! 

8: Collegarsi in anticipo!

E’ buona norma provare ad accedere 10 minuti prima dell’inizio effettivo della conferenza, soprattutto se non si ha dimestichezza con le videoconferenze o se si sta utilizzando una nuova piattaforma video. In questo modo, si avrà abbastanza tempo per scaricare il software, se necessario, o per testare/impostare nuovamente la luce e il microfono. Un caffè, un’ultima sistemata e si è pronti per iniziare in orario.

9: A ognuno il suo spazio 

In una conferenza con parecchi partecipanti, tutti dovrebbero accedere individualmente; non dovrebbero esserci più persone connesse dallo stesso PC/videocamera. Ciò è in parte dovuto alle ragioni sopra menzionate ma aiuta anche a far sì che tutti i partecipanti siano su un piano di parità.

10: Guardare nella telecamera quando si parla

Ogni volta che facciamo conversazione, siamo abituati a guardarci mentre parliamo, per questo è buona prassi guardare più spesso nella videocamera invece che guardare le immagini video degli altri partecipanti (o la propria) quando si parla, in questo modo che gli altri partecipanti percepiranno che ci stiamo rivolgendo a loro.

Un trucco può essere posizionare la finestra di Zoom con gli altri partecipanti sul bordo superiore dello schermo proprio “sotto” la webcam in modo da poter guardare la telecamera in modo quasi naturale.

11: Controllare lo sfondo
Infine, parliamo dello sfondo: per fare una buona impressione è fondamentale mettere in ordine la stanza e vestirsi bene. Se sei a casa con i pantaloni da jogging e la maglietta stropicciata è probabile che gli altri partecipanti lo noteranno e vedranno anche la casa in disordine in background. Usare sfondi virtuali può essere una soluzione temporanea ma eliminano anche l’individualità, il che è un peccato; se usati invece in modo innovativo, possono al contrario mostrare grande creatività!

Con i meravigliosi 11 consigli per usare Zoom al meglio, siete ormai quasi esperti. Fatevi valere nella prossima riunione!